国立产业技术综合研究所（以下简称“AIST”）是一家以研究和开发产业技术为使命而设立的公共机构，因此研究活动所需的大部分费用都由公共研究基金支付。因此，产业技术研究院的研究人员必须通过研究活动将成果回报社会，并有效、高效、适当地使用公共研究经费。
AIST自2001年成立以来，一直致力于竞争性研究经费等的正确执行，并根据文部科学省2月制定的《研究机构公共研究经费管理和审计指南（实施标准）》（以下简称《指南》）进一步推动正确执行工作2007 年。另外，2014 年 2 月和 2021 年 2 月，文部科学省修订了指导方针，以确保研究机构的管理更加适当。
AIST 从经济产业省、文部科学省等外部机构获得大量外部研究经费，包括竞争性研究经费。为了确保这些资金的进一步合理使用并响应修订后的指导方针，AIST 将采取以下举措。
1。澄清机构内的责任结构
(1) 为了确保竞争性研究基金等的适当运作和管理，将任命一名“首席行政官”和一名“综合行政官”。
(2)“首席行政官”是整个AIST的监督者，对竞争性研究基金等的运营和管理负有最终责任，由董事长担任负责人。此外，“综合管理官”是协助“首席管理官”的人员，对竞争性研究基金等的运营和管理负有实质性责任和权力，由首席管理官负责。
(3)研究环境建设总部主任负责外部研究经费的管理，在其职责和权限下，负责按照指导方针的要求，落实竞争性研究经费正确执行的教育、监督等具体措施。
(4)竞争性科研经费等运营管理相关业务，由研究环境建设总部科研经费合同部作为“运营管理负责部门”，相关部门配合办理。
“竞争性研究基金等运营管理相关的责任制”以及“创建组织文化和提高防欺诈意识的合作系统”[PDF: 395KB]
2。营造一个作为适当运营和管理基础的环境
(1) 规则的明确和统一
① 从研究人员等的角度制作结构和表达方式易于理解的手册，并时常进行审阅。制作的手册等将通过内部网和员工简报向高管和员工分发。
◆创建手册等的政策
Ⅰ每个系统的手册的合并和统一
二澄清从公开招募到研究完成的每个阶段的行政程序和注意事项
Ⅲ整合各系统的费用使用规则和常见问题解答
(2) 职务权限的明确
①对于被认为是冒用原因的合同人员工资、采购货物等、差旅费等行政处理，按照各自业务系统进行处理，并明确相关处理流程中负责人的任务和职责，负责人在开展工作时要明确自己的职责。
(3) 提高利益相关者的意识
① 2020年12月，《研究员行为准则（2006年1月制定）》废止AIST 愿景的新“产业技术综合研究所行为准则”制定并发布。新的行为准则着眼于AIST员工的“负责任的行为”，承认对社会的使命和责任，并宣布这是我们实现AIST愿景所应采取的道路。
② 为提高管理人员和员工的合规意识，普及竞争性研究经费使用规则等，我们将继续举办各种培训和电子学习课程，包括“行为准则”和“研究道德”等课程，以及向员工介绍竞争性研究经费使用的行政程序和规则等。此外，将通过审查课程、要求采取措施，以提高这些措施的有效性。参与者参加，并收集书面承诺。
③通过竞争性研究经费等分配机构的最终检查、经营管理部门的自查、网络学习的理解测试等方式，了解竞争性研究经费等使用规则在高管和员工中的普及程度。此外，根据确认试验等的结果，被判断为渗透率较低的研究单位将被要求参加工作人员说明会等，并采取举行个人说明会等措施。
(4)建立有关处理指控、调查、纪律处分和运作透明度的规定
①举报系统
研究诚信与合规促进部将根据报告制度，作为日本国内外有关不当使用竞争性研究资金等投诉的受理部门。
②联系系统
发现不正当使用竞争性研究经费等情况时，将建立沟通系统，快速准确地将信息传达给社长（首席行政官）、首席运营官（综合行政官）等组织内的高管、相关部门以及经济产业省、文部科学省等相关组织。
③ 调查和纪律程序
Ⅰ关于欺诈相关的调查和纪律程序，请参阅“有关风险管理和危机对策的规则 [PDF: 104KB]」「有关内部报告等的规则 [PDF：160KB]」 「未经授权使用公共研究资金的调查指南 [PDF：213KB]” “工作规定（员工工作规定 [PDF: 264KB]、定期员工工作规定 [PDF: 284KB]、合同工工作规定 [PDF: 277KB])”和“纪律程序规定 [PDF：286KB]''等已建立并实施。
二．对于因组织内外指控而曝光的挪用竞争性研究经费等行为，包括经营管理部门在内的相关部门将在危机应对小组的领导下，协同开展调查，包括收集信息、进行访谈等，以查明事实真相。
此外，一旦发现未经授权的使用行为，将根据相关规定通过纪律程序对员工等采取严厉的纪律处分，并将详细情况予以公开。
3。了解导致欺诈的因素并制定和实施欺诈预防计划
通过审计室的内部审计和负责运营管理的部门的自查，我们努力了解导致竞争性研究经费被冒用等情况发生的因素，并由运营管理部门作为“预防计划推进部门”，会同相关部门研究对策，采取措施防止违规使用。欺诈预防计划 [PDF: 131KB]
此外，首席行政官应接受负责运营和管理的部门关于防欺诈计划实施情况的报告，如果他或她认为有需要采取必要措施的事项，则应指示该部门。
4。研究基金的适当运营和管理活动
(1)预算执行管理
竞争性研究经费等的执行，是根据每个研究课题设定的预算代码，通过业务系统处理物资、差旅费等，可以随时掌握预算执行情况。
企划本部财务部、研究实施部等应努力了解预算执行情况，如果担心预算执行延迟，研究实施部等应向负责的研究人员提供提醒等指导。
另外，负责运营管理的部门应在手册等中明确规定，竞争性研究经费等的预算要有计划地执行，并通过员工简报等方式确保充分认识。
(2) 与供应商的合作
对于与供应商串通采购商品等行为，除了将其作为研究部门等采购请求时的检查点外，我们还将其定位为负责运营和管理的部门的自查项目。我们将努力识别可疑交易，并与相关部门合作防止其发生。此外，我们将要求与 AIST 有业务往来的企业提供书面保证，表明他们不会参与欺诈交易。
此外，对于已被揭露串通的供应商，暂停有关合同的提名等措施指南 [PDF: 259KB]''等，将采取暂停提名等措施。
(3)合同工工资、物资采购、差旅费查询功能
①合同工工资及差旅费
通过竞争性研究基金等聘用的合同工必须记录每天的工作开始和结束时间，以便使用考勤管理系统管理工作时间。出差、带薪休假等申请也基于同一系统。合同工应当通过记录每天的起止时间来管理自己的工作时间，并努力提高工作时间的效率。
此外，为了了解实际工作情况，签约人员的管理者有权查看其管理下的签约人员的工作安排，并能够随时了解竞争性研究经费聘用的签约人员的工作状况。他们还负责审批每月的工作安排、出差等情况，如果担心处理不当，则予以确认或提供必要的资料指导。
②采购货物等
根据业务系统的处理流程，采购货物等的请求需要得到单位负责人等的批准，以便能够由请求者以外的人进行检查。业务系统上的请求人和审批人应当在请求采购时持续关注检查点等，并办理请求手续或审批。
此外，为了防止与购买商品等相关的欺诈行为，所有物品均应由管理人员检查，并且交付应由本人以外的人员检查。
③确认业务处理状态
对于合同工工资、货物采购等以及差旅费，我们将通过检查从发票到付款各个阶段的业务处理状态，并确保多人交叉检查，努力确保适当的预算执行。
5。促进信息传播和共享
(1)咨询柜台
负责运营和管理的部门将作为国内外竞争性研究资金等咨询的联络点。
(2) 发布有关指南的举措
作为接受竞争性研究资助的研究机构，我们将从外部问责的角度在我们的网站上发布我们在指南方面所做的努力。
6。应该如何监控
(1)监控系统
作为董事长直属组织，我们设立了审计办公室，协调AIST的一般内部审计和审计师审计，包括业务执行和财务会计状况。内部审计应努力加强内部审计，从各项业务是否适当、高效地运作的角度持续进行审计和风险审计，以实现“业务的有效性和效率”、“遵守与业务活动相关的法律法规”、“资产的保存”和“财务报告的可靠性等”。
另外，为了加强竞争性研究基金等的合规性，我们在负责运营管理的部门设立了合同管理办公室，开展自查，确保竞争性研究基金等的正确执行。此外，我们还将结合外部研究机构等发生的未经授权使用的实际情况，对自查项目和实施方法进行审查，提高自查的有效性。
(2) 组织协作
为确保竞争性研究基金等的妥善执行，审计室和负责运营管理的部门将努力加强组织合作，共享内部审计结果及其回应等信息，努力增强监督职能。
此外，支持内部审计和审计师审计的审计室和处理会计审计师的企划本部企划部应密切合作，确保审计室、审计师和会计审计师能够及时、适当地交换信息和意见，努力高效实施各自的审计。